Redactar un informe exige a los consultores tiempo para analizar, documentarse, un duro trabajo de planificación y habilidad para escribir. Cualquier documento proyecta la imagen de la consultora y su principal función es detallar el proyecto que se propone realizar para solucionar un problema. En todo caso, la propuesta debe asegurar su utilidad para el futuro cliente.

Hay tres puntos que ayudan a todo ello.

1. Asegurarse de que los informes son fáciles de leer, compartir y usar. En las entrevistas previas con el cliente hay que conocer quiénes serán los destinatarios finales del informe, los requerimientos en cuanto a contenido y formato--para favorecer que sea compartido--y un detalle sobre la información que necesitan el cliente para tomar decisiones, por ejemplo sobre un problema que necesita solucionar.

Un buen punto de partida es utilizar OpenOffice Impress o PowerPoint y que la presentación incluya siempre un executive summary en forma de listado de puntos (conclusiones) a lo largo de un par de diapositivas. Su objetivo será anticipar al cliente lo más destacado del informe cuyo desarrollo detallado encontrará con posterioridad y fijar qué significa para su negocio,

2. Utilizar el método RFP (Request for proposal) para aumentar la efectividad del informe. Durante la primera fase del método, el consultor debe realizar entrevistas previas con el cliente y con un grupo reducido y selecto de trabajadores del cliente previamente elegidos por el primero. El objetivo debe ser detectar sus necesidades y objetivos y al cliente le gusta que le pregunten antes de gastar dinero.

En segundo lugar, los miembros del equipo consultor deben conocer el desarrollo de las entrevistas y buscar conjuntamente las opciones y alternativas que existen para prestar el servicio al cliente. A esta reuniones es recomendable acudir documentado sobre el sector en el que se mueve el cliente, la competencia y algún otro tipo de información relevante.

El informe o propuesta del equipo consultor recogerá las necesidades y objetivos del cliente y las diferentes opciones que se proponen. Estas últimas deben ser explicadas claramente y acompañadas del objetivo o meta que se pretende obtener. A cualquier empresario le gusta manejar varias opciones y encontrar valor en cada una de ellas. Esto demuestra el carácter creativo de la consultora.

3. Informarse sobre las personas con las que los consultores convivirán durante el desarrollo del proyecto. Todo ello ayudará a que el consultor y el cliente hablen el mismo idioma, los datos se pongan en un contexto conocido por todos y puedan ser utilizados para tomar las decisiones.

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