La gestión de proyectos personales basados en el método de David Allen GTD (“Getting this done”) goza de tanta popularidad desde 1983 cuando fue aplicado en la compañía Lockeed que terminó materializándose en un libro de éxito o aplicado a herramientas de productividad como el correo-e GMail [PDF] o el navegador Firefox.

De forma resumida, el método GTD es un método de almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con el tiempo de una persona al margen de que sean tareas laborales, familiares, sociales o de ocio liberando a la memoria del trabajo de recordarlas.

Allen recomienda que, al decidir realizar una tarea:

• hay que tener muy claro cómo nos acerca a los objetivos y metas personales. A la hora de decidir si debemos abordar una tarea, el autor del método GTD recomienda preguntarse: “¿debo estar allí?” La respuesta se encontrará en las metas y objetivos personales y recuerda Allen que éstas se encuentran subordinadas a la visión que cada uno tiene de lo que desea ser en un futuro a medio-largo plazo. Y si la tarea puede completarse en dos minutos, debe ejecutarse en ese momento.
• debe planificarse en el momento en que se decide acometer y no esperar a comenzar a ejecutarla para hacerlo, y
• ser desmenuzada en otras más pequeñas y fáciles de realizar que son las que se anotan. Cuanto mayor concreción, mejor.

Para el método GTD hay cuatro tipos de listas: acciones próximas; proyectos para aquéllas tareas que requieran más de una acción para ser realizada; en espera cuando la tarea ha sido encomendada a un tercero o se está a la espera de algún acontecimiento o hito para continuar y algún día/quizá.

Otro paradigma del método es, al menos una vez por semana, dedicarse a observar la lista de tareas--sobre todo la semanal--para ver si están relacionadas con los objetivos a largo plazo ya que la tendencia normal es “apagar fuegos” en detrimento de las verdaderas metas que nos deben mover.

Allen dice que ninguna persona es productiva al 100% y que periódicamente debe plantearse si su método de organización del tiempo personal puede mejorarse. Fanático de apuntarlo todo afirma que liberar a la memoria aumenta el poder de la imaginación y hacer “saltar la alarma” ante una tarea que nunca ha requerido la atención pero puede llevar a los objetivos y metas a largo plazo.

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