¿Qué ocurre cuando trabajas para una empresa, responsable o jefe de equipo que todo lo encuadra como importante y urgente? Hay jefes y responsables que se desviven, más allá de su horario laboral, para mostrarse eficientes. Su objetivo es acortar la lista de tareas diarias, incluso a costa de otras actividades que también son necesarias para el hombre: la vida familiar, la social, el entretenimiento, la practica de deportes, el ocio... Esta actitud, probablemente no la recompense la empresa, pero es observada con gratitud.

Esos directivos, al final del día, suelen ver aterrados que las tareas de su lista de trabajos ha crecido a pesar de haber terminado bastantes. Acuciados por este sinvivir en que se ha convertido su única vida (la laboral), deciden que el equipo debe “tirar del carro” también.

En ese momento, es cuando deciden delegar unas pocas tareas. Su equipo responde y las finaliza en plazo. Sin embargo, su lista sigue creciendo y decide delegar más, y así sucesivamente... Finalmente, en la mayoría de los casos, sus equipos también terminan bloqueados. Algunos miembros del equipo solicitarán ayuda a otros compañeros sin éxito ya que también están saturados o informarán a su responsable de que necesitan más tiempo. Cuando ocurre, el responsable añade más tensión, si cabe, a su trabajo: a la ingente lista de tareas hay que añadir un seguimiento más estrecho a esos colaboradores. Y así sucesivamente...

Con esta dinámica, en algún momento, un superior llamará la atención del jefe o responsable por las demoras en su trabajo y éste echará mano del pensamiento lineal: “el responsable de este entuerto es aquél; le di tareas y mi confianza y no supo responderme. Es mejor que nos deje”.

En cierto modo, el responsable del equipo tiene razón: él planifica, trabaja duro y saca tareas adelante quitando tiempo a su familia, ocio, etc. y también sabe delegar en su equipo. No encuentra razones para su fracaso sino es en algún miembro de su equipo.

En algunos casos que he vivido, hay que realizar otro análisis. El problema no está ni en la capacidad de trabajo del equipo ni en la de su responsable; tampoco está en una planificación errónea o en la capacidad de delegar en el equipo: el error podría encontrarse en una de las dos siguientes causas, o en las dos:

• que el responsable del equipo no asigna prioridades porque todo el trabajo es considerado como urgente e importante; está inundando a su equipo de tareas que podrían haberse realizado con posterioridad, mientras aparca otras que sí eran urgentes y necesarias, o
• el concepto de delegar que tiene el responsable exige realizar un estrecho marcaje a sus colaboradores; estos no tienen libertad para elegir el método, organizar su tiempo ni utilizar su imaginación: están atados de manos porque su jefe de equipo le dice cómo tienen que acometer el trabajo en lugar de sólo advertirles de los peligros, que desde su experiencia, pueden encontrarse.

Las personas efectivas deben centrarse exclusivamente en lo que es importante para su trabajo, sea urgente o no. Es necesario asignar prioridades. Por otro lado, deben utilizar poco tiempo--el justo y necesario--para despachar aquello que es importante y urgente a la vez. La efectividad está en utilizar mucho tiempo en aquello que es importante pero no urgente y en saber delegar con éxito.

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