El método GTD de productividad personal ideado por David Allen y cuyo libro está traducido al castellano, puede considerarse un imprescindible para cualquiera que quiera aumentar su productividad, eliminar estrés y ganar tiempo y satisfacción personales. Para todos aquéllos que no lo conozcan, GTD es mucho más que llevar una exigente lista de tareas.

Es un método que se puede llevar con papel y boli, Gmail y Firefox y muchas otras formas. Esta es una de sus grandes virtudes: cada uno tiene libertad para dar soporte a las exigencias del GTD con cualquier material.

He investigado mucho este tema durante el verano, sobre todo para adoptar una solución completa que permita disponer de acceso a las tareas en cualquier lugar, incluyendo el iPhone, y que se sincronice con el Outlook (porque es la aplicación que suelo tener siempre abierta en mi detestable Windows Vista de la oficina) sin perder información. Y esto último era una condición necesaria e irrenunciable. Además, tampoco quería renunciar a la posibilidad de crear subproyectos o subtareas, manejar contextos, escribir notas adjuntas a las tareas y relacionar ficheros con ellas (documentos, PDFs, etcétera).

Muchos servicios (Remember the Milk, , Voo2Do, Nozbe, etcétera) se ajustan en mayor o medida al método GTD, pero no todos sincronizar con Outlook ni brindan suficiente espacio en su servidor para asociar tareas con ficheros que el usuario puede subir.

Al final, me he decidido por Toodledo y por ChromaticDragon como sincronizador con Outlook.

Realmente Toodledo es una herramienta muy flexible y sencilla de utilizar, además de no requerir desembolso alguna en las primeras fases de la puesta en marcha del método GTD, es decir cuando se está empezando. Para aquéllos más duchos en este método o cuando el usuario va profundizando en el método GTD y necesita más características que las gratuitas, existe una barata actualización (menos de 30 euros al año) de Toodledo que le permite gestionar subproyectos o subtareas, dotar de funciones de colaboración a la lista de tareas y subir al servidor hasta 1 Gb de ficheros para asociar con ellas.

En cuanto al gratuito Chromatic Dragon, sólo existe un pero: si se quiere programar las sincronizaciones con Outlook de forma automática, hay que autorizar cada vez que toque el acceso de esa aplicación al gestor de correo. Esto puede resultar algo invasivo (el que aparezca la pantalla de Chromatic, te pida autorización y concederla). Lo ideal hubiera sido que esa autorización sólo se diera una vez.

Y, para aquéllos que quieran conocer o profundizar más sobre el tema, hay que recomendarles que se detengan en Optima Infinito, GTD Bergonzini o Moviéndonos, entre otras muchas fuentes o seguir atentamente esta lección magistral de David Allen que está en la red:



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