En nuestro buzón de salida del correo-e están recopilados cientos de correos, cada uno con su correspondiente asunto. ¿Alguna vez nos hemos planteado que, en cada una de las líneas del asunto de esos correos, estamos transmitiendo una primera impresión sobre nosotros, la empresa o los servicios y productos que vendemos?

Estoy de acuerdo con los expertos en comunicación y marca personal: la primera impresión se transmite en la línea de asunto. Primero, porque tiene una función implicita que es la de tratar de captar la atención sobre el mensaje. Pero, como consecuencia de ella, también transmite una impresión sobre el remitente o destinatario y parte de su personalidad.

¿Cuántos mensajes con una única palabra ha recibido o ha enviado? Multitud. Esos mensajes de contenido tan reducido en el asunto (seguimiento, actualización, factura, propuesta... son algunos ejemplos) no aclaran nada sobre lo que viene después en el cuerpo del mensaje.

"No debe ser tan importante como para dedicar dos minutos a leerlo cuando el remitente no ha sido capaz de dar más pistas sobre lo que me voy a encontrar ni transmitir una ligera idea de su importancia"

Eso es lo que piensan muchas veces al día cientos de miles de ejecutivos al leer su bandeja de entrada. Para ellos, ese tipo de correo-e es un candidato a languidecer sin luz propia entre ese millar de mensajes que tiene mi bandeja de entrada.

Otra cosa que me transmite la línea de asunto es una impresión sobre el remitente. Cuando un mensaje es tan parco en esa línea, es más que probable que me encuentre un cuerpo:

• falto de mayúsculas, signos de puntuación, etcétera;
• un batiburrillo de ideas confusas o incongruentemente entrelazadas en los primeros párrafos, o
  
• un texto tan corto que me obliga a dedicar unos instante a imaginarme de qué está hablando mi interlocutor.

En resúmen, no me dará una idea exacta de lo que quiere decirme el remitente. Y hay que reconocer también que muchos de los mensajes lanzados desde BlackBerry, iPhone o smartphone también son candidatos a terminar en este grupo.

Cuando no hay más remedio que responder a un mensaje de ese tipo es mejor hacerlo añadiendo a la línea del asunto, tras esa única palabra del mensaje original, un texto más amplio, enfocado a la respuesta que vas a dar en el cuerpo. Es más, esta técnica generalmente provoca que tu interlocutor termine dándose cuenta de que debe ser más extenso y preciso en el asunto de los próximos mensajes que te vaya a remitir.

¿Por qué la gente se lanza a escribir mensajes electrónicos como si se tratara de la última cosa que fuera a hacer? Cabe recordar que el correo electrónico requiere tiempo para ser escrito sin que pierda contenido e información y siempre menos para leerlo y entenderlo; esa es una buena premisa para preservar la primera impresión y la imagen personal que transmite del remitente. Y además, ayuda a ser productivos.

Una fórmula para que los mensajes estén suficientemente valorados por los destinatarios se basa en seguir un esquema de escritura claro:

• empezar por pensar las dos-tres ideas que se van a transmitir ya que un número superior distorsiona el mensaje global;
• utilizar frases cortas, estructuradas, bien redactadas, con palabras acentúadas para cada idea;
• no debe extenderse el cuerpo del mensaje más allá de tres-cuatro párrafos de un par de líneas. En definitiva, hay que ir al grano sin perder contenido.
  
• releer el mensaje un par de veces antes de enviarlo;
• sólo entonces, pasar a escribir el asunto intentando dar la mayor cantidad de pistas posibles. Un buen asunto sería 'Reunión c/Periquito de los Palotes ayer - Conclusiones - Control presupuestario' lo que, para el destinatario significa 'Memo sobre las principales conclusiones obtenidas en la reunión de ayer con el futuro cliente Periquito de los Palotes interesado por nuestro servicio de control presupuestario'.

Algún cliente me ha comentado que ha realizado negocios con personas cuyo primer correo electrónico le causó una buena impresión.

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