Ayer hablamos de la puesta en marcha dentro de los procedimientos de la empresa de los cuadernos de especificaciones técnicas para discutir, controlar y reducir costes de las adquisiciones de material y programas informáticos. Cuando se trata de implantar algún sistema de gestión empresarial en la PYME (Contaplus, ContaWin, LogicWin, VisualConta, EuroWin u otros) generalmente es necesaria la asistencia de una consultora externa que será la que instale, parametrice y adapte el programa a las necesidades de la empresa.

Por tanto, el esquema del documento que debería confeccionar el responsable de informática se ve modificado respecto del propuesto en el artículo antes citado. En este caso, es necesario que el apartado Trabajos a realizar sólo sea un sencillo recorrido por los objetivos que desea la empresa conseguir, dejando su desarrollo para la distribuidora o consultora que va a implantar el sistema para que la incluya en la propuesta. Al final, se añadirán los requerimientos mínimos que la empresa desea conocer a través de la propuesta que la consultora debe presentar (es sorprendente la cantidad de empresas de servicios que no son capaces de estructurar una propuesta de colaboración profesional clara y bien estructurada, sin lagunas) y un breve acuerdo de confidencial para evitar filtraciones indeseadas a terceros.

El esquema final del documento que debería presentar el responsable informático a la gerencia--para su discusión, aprobación y posterior presentación a la distribuidora o consultora técnica--sería:

Acuerdo de confidencialidad - Sistema informático actual (descripción de hardware y software de gestión que posee la empresa) - Topología de la Red (cómo está configurada en la actualidad y una aproximación a lo que se desea obtener si es necesario) - Trabajos a realizar (es la parte más importante y recoge los objetivos por fases--cuanto más detallados, mejor--que deben obtenerse tras la compra de equipos o modificación de la infraestructura informática en aspectos de hardware, software, red, seguridad, backup y otros) - Requerimientos mínimos a incluir en la propuesta de colaboración profesional (inversión y características del hardware a adquirir, coste del programa de gestión y sus licencias, honorarios por los trabajos de consultoría a desarrollar, el número de consultores que realizarán el trabajo con las horas dedicadas, un planning o Diagrama de Gantt que permita conocer la programación de actividades, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pueda visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo, y las fórmulas de pago).

+info: Un sencillo ejemplo [PDF] |

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