Los consultores están acostumbrados a ver la facilidad con que la gerencia y/o el responsable de informática de las pequeñas o medianas empresas en las que prestan sus servicios adquieren material y programas informáticos; es normal observar cómo este tipo de compras no suele controlarse como es debido, sobre todo, por la falsa idea de que cualquier tecnología es igual a progreso, aumento de productividad, satisfacción del cliente etc. Contar con más potencia de proceso, memoría, disco duro, monitores de última generación o impresoras láser en color pueden ayudar a hacer las tareas más sencillas y rápidas pero también pueden aumentar injustificadamente la cuenta de resultados.

Muchas veces hay que introducir algo de racionalidad en los procedimientos de adquisición de material mediante la emisión de Cuadernos de especificaciones técnicas, sobre todo si la empresa pasa por un bache y hay que aquilatar los costes o el presupuesto del departamento informático es de los que permanentemente están agotados.

Además de racionalizar el coste de los equipos y programas, este tipo de procedimientos permite también exigir a los responsables informáticos una clara definición de los equipos que se necesita adquirir con sus características, las fases del proyecto si es necesario retocar la infraestructura, el equipo humano que va a trabajar durante aquéllas, etc. Es decir, a los responsables técnicos se les exige un compromiso en tiempo y costes o una información mínima para aprobar la propuesta que tienen que hacer a la gerencia de la empresa. Y siempre será, un documento de discusión.

Un esquema del sencillo documento que debería presentar el responsable informático a la gerencia sería:

Sistema informático actual (descripción de hardware y software de gestión que posee la empresa) - Topología de la Red (cómo está configurada en la actualidad y una aproximación a lo que se desea obtener si es necesario) - Trabajos a realizar (es la parte más importante y recoge los objetivos por fases--cuanto más detallados, mejor--que deben obtenerse tras la compra de equipos o modificación de la infraestructura informática en aspectos de hardware, software, red, seguridad, backup y otros)

Con este sencillo documento (3-4 páginas) se puede racionalizar el coste y obtener un compromiso claro en cuanto a objetivos y fases si el trabajo que se va a realizar en la empresa va más allá de la mera compra de equipos o software.

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